10 Tipps zur erfolgreichen Personalsuche in der Zahnarztpraxis

Inhaltsverzeichnis:

• Gut geplant ist halb gewonnen – die Vorbereitung für die Personalsuche
• Die operative Suche beginnt – was gilt es zu beachten?
• Der Vertrag ist unterschrieben – wie geht es weiter?

Eine Erweiterung der Praxis, ein neuer Standort, die Entlastung des selbstständigen und vielbeschäftigten Zahnarztes, Schwangerschaften im Team oder die Übergabe der eigenen Praxis am Ende der Karriere – es gibt viele unterschiedliche Gründe, warum eine Praxis einen (weiteren) Zahnarzt (m|w|d) sucht. Wie geht man die Personalsuche also am besten in Zeiten des demographischen Wandels und der veränderten Ansprüche der jungen Generation an?

Gut geplant ist halb gewonnen – die Vorbereitung für die Personalsuche

1. Die qualifizierte Stellenbeschreibung

Immer wieder erleben wir, dass Praxen noch keine genaue Vorstellung haben – oder diese zumindest nicht kommunizieren –, wen sie eigentlich suchen und dementsprechend viele unpassende Bewerbungen erhalten, deren korrekte Bearbeitung dennoch Zeit in Anspruch nimmt. Daher sollte man sich folgende Fragen stellen:

• An wen richtet sich die Ausschreibung?
• Welche Aufgaben kommen auf den Bewerber zu?

Auch wenn die konkrete Beantwortung dieser Fragen in der Stellenbeschreibung kein Garant dafür ist, tatsächlich nur geeignete Bewerber zu erhalten, ist sie zur erfolgreichen Personalsuche doch grundlegend wichtig, um den Bewerbungsprozess optimal zu gestalten – und nachher auch strukturiert auswählen zu können und eine schnelle Aufhebung des Arbeitsverhältnisses zu vermeiden. Auch beauftragte Dienstleister können auf diese Weise besser agieren, da es durch den Wandel des digitalen Bewerbermarktes generell immer schwieriger wird, geeignete Bewerber für die eigene Region zu finden. Die konkrete Stellenbeschreibung erleichtert diesen Prozess ungemein.

2. Leistungsspektrum, Standort und besondere Vorzüge

Insbesondere bei sehr mobilen und nicht auf eine Region festgelegten Zahnärzten stehen Praxen untereinander in starker Konkurrenz. Was kann eine Praxis also ihrem potenziellen neuen Mitarbeiter offerieren, was nicht jeder bietet? Neben der Höhe der Vergütung kann dies zum Beispiel die Option auf eine Partnerschaft oder Nachfolge sein. Ein zunehmend wichtigerer Aspekt ist auch die Work-Life-Balance sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Fragen, die innerhalb der Stellenanzeige beantwortet werden könnten, sind z.B.

• Sind die Arbeits- und Urlaubszeiten in einem gewissen Rahmen flexibel gestaltbar oder gibt es einen zeitoptimierten Schichtdienst?
• Wie ist die Stimmung und Kultur innerhalb des Praxisteams?
• Wird die Weiterbildung des Mitarbeiters gefördert?
• Hilft der Arbeitgeber beim eventuell notwendigen Umzug?
• Ist die Praxis modern eingerichtet?

Ebenfalls wichtig ist es, die Vorteile des jeweiligen Standorts zu schildern, denn dieser ist für viele Bewerber ein großes Kriterium und führt aus Unkenntnis vorschnell zur Entscheidung gegen einzelne Praxen. Erfahrungsgemäß sollten daher Standortvorteile wie

• eine gute Infrastruktur
• geringe Lebenserhaltungskosten
• günstige Immobilienpreise
• gute Verkehrsanbindungen oder
• eine geringe Konkurrenzsituation

klar und offen in der Stellenausschreibung kommuniziert werden. Auch Praxisvorteile wie

• die Übernahme von viel Verantwortung
• die finanzielle Förderung von Fortbildungen
• vielfältige Tätigkeitsbereiche
• eine moderne technische Ausstattung oder
• ein hochwertiger und großer Patientenstamm

können das Stellenangebot reizvoller machen und somit mehr potentielle Bewerber ansprechen. Daher: Die Stellenausschreibung so explizit wie möglich verfassen und die Vorzüge der Praxis klar und deutlich kommunizieren.

3. Die Wahl der richtigen Kanäle

Ist die Entscheidung gefallen, wer gesucht wird und was man dem Bewerber anbieten kann, so sollte man sich anschließend über die Wahl der Kanäle Gedanken machen. Dabei sind die traditionellen Printmedien immer noch gefragt, auch bei der jüngeren Generation, ebenso wie kleinere spezialisierte Internetportale. Vor allem in den letzten Jahren sind dann aber auch immer mehr die sozialen Netzwerke wie beispielsweise Facebook oder Xing zum Ort des Geschehens geworden und können genutzt werden, um mit potenziellen neuen Kollegen ins Gespräch zu kommen.

Auch Personaldienstleister sind eine Möglichkeit, sich bei der Suche unterstützen zu lassen. Diese übernehmen die zeit- und damit auch kostenaufwendige Personalsuche, indem sie auf allen Kanälen suchen. Aufgrund der Bewerberdatenbanken dieser Dienstleister können Stellen manchmal bereits vor der eigentlichen Schaltung von Stellenanzeigen besetzt werden. Der Praxisinhaber muss sich dann lediglich mit interessanten potenziellen Kollegen für ein Kennenlernen verabreden und im Erfolgsfall später die Einstellung vornehmen.

Die operative Suche beginnt – was gilt es zu beachten?

4. Der professionelle Auftritt

Die meisten Bewerber entscheiden sich bereits gegen eine Praxis, bevor sie in den persönlichen Kontakt treten. Ein sehr guter erster Eindruck erhöht die Chance auf qualifizierte Bewerber. Ein Bestandteil eines professionellen Auftritts - gerade aus Sicht der jungen Zielgruppe - ist ein seriöser Internetauftritt. Dieser muss kein Hexenwerk sein, sollte dem Bewerber aber einen ersten Einblick in die Tätigkeitsbereiche und Räume der Praxis geben. Es handelt sich um eine besonders moderne Praxisausstattung oder das Team ist auf den neuen Umbau besonders stolz? Dann sollten der Praxisinhaber dies auch kommunizieren – „You never get a second chance to make a first impression.“

Abgesehen von der Ausstattung und der Optik der Praxis sollte solch ein Internetauftritt dem potenziellen Bewerber dann auch einen Blick „hinter die Kulissen“ gewähren, vor allem einen Blick auf die Menschen dahinter. Berichte über die letzte Fortbildung oder einen gemeinsamen Ausflug des Praxispersonals beispielsweise können die Praxis gleich viel nahbarer und positiver erscheinen lassen und somit vielleicht auch einige Nachteile bezüglich des Standorts oder der Größe der Praxis in den Hintergrund rücken lassen. Dabei hat ein Internetauftritt, der viel über die Menschen in der Praxis verrät, gleich zwei Vorteile: Abgesehen von potenziellen Bewerbern, die durch den professionellen Internetauftritt einen guten ersten Eindruck gewinnen, finden so auch häufig neue Patienten ihren Weg in die Praxis.

Selbstverständlich sollten abgesehen von der Internetseite der Zahnarztpraxis auch der Bewerbungsprozess, die Terminvereinbarung, die Vereinbarung von Rückrufen und ähnliche Aspekte professionell sein.

5. Schnelligkeit

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist Schnelligkeit, denn Interessenten bewerben sich in der Regel bei mehreren Praxen parallel. Immer wieder melden sich Zahnarztpraxen erst ein oder gar zwei Wochen nach Bewerbungseingang zurück – in der Zeit arbeitet der Bewerber woanders vielleicht schon zur Probe und denkt, dass das Interesse der langsameren Praxis an einem neuen Kollegen vielleicht doch gar nicht so groß ist. Daher: Keine Zeit verschwenden und schnell auf eingegangene Bewerbungen reagieren.

6. Offenheit – fairer und freundlicher Austausch

Eigentlich selbstverständlich, ist es doch häufig der entscheidende Punkt: Ein offener Austausch. Die Erörterung von Vor- und Nachteilen einer Praxis wirkt auf einen Bewerber wesentlich besser als das Vorspielen falscher Tatsachen. Im schlimmsten Fall trennen sich die Kollegen nach einer kurzen Zeit wieder, weil sich beide Seiten die Zusammenarbeit anders vorgestellt haben. Ebenfalls No-Gos: Das Vergessen von Terminen und das Hinhalten von Bewerbern. – Das gilt natürlich auch für die andere Seite, die Bewerber.

7. Die Gehaltsverhandlung mit dem Zahnarzt

Um eine langfristige Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist es günstig, die Gehaltsvereinbarung so zu gestalten, dass sie für beide Seiten attraktiv ist. Hier gehen bekanntlich die Interessen auseinander. Der angestellte Zahnarzt möchte Sicherheit und ein hohes Gehalt, der Praxisinhaber das Risiko minimieren und es muss sich für ihn auch betriebswirtschaftlich rechnen.

Die Gehaltsspanne beträgt bei angestellten Zahnärzten in Vollzeit in der Regel zwischen 4.500 und 8.000 €, bei Ausbildungsassistenten geht es von 1.500 bis 3.500 €. Als Daumenregel für den Praxisinhaber lässt sich festhalten: Die Lohnkosten für den angestellten Zahnarzt sollten zwischen 28 % und 32 % des erwirtschafteten Honorars liegen. In den ersten sechs Monaten empfiehlt sich ein Fixum. Danach kann die Vergütungsvereinbarung leistungsbezogen, bestehend aus Fixum und Honorarbeteiligung, vereinbart werden.

Der Vertrag ist unterschrieben – wie geht es weiter?

8. Folgeaufwand reduzieren

Mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags ist es nicht getan. Es muss mit der Kammer, der Kassenzahnärztliche Vereinigung und unter Umständen sogar dem Approbationsamt gesprochen werden, eventuell muss der neue Kollege umziehen. Dies ist für beide Seiten häufig eine zusätzliche Belastung. Je mehr die Praxis oder ihr Dienstleister dem neuen Kollegen abnehmen, desto positiver nimmt er seinen neuen Arbeitgeber wahr.

9. „Onboarding“ – Die Einführung und Betreuung des neuen Kollegen

Der erste Arbeitstag naht und möchte von allen Seiten gut vorbereitet werden. Ein erfolgreiches Arbeitsverhältnis beginnt in der Regel mit einer guten Einführung sowohl ins Praxisteam und die Organisation der Praxis als auch im fachlichen und im Patienten-Bereich. Dies kostet den Praxisinhaber zwar Zeit, mindert aber den späteren Aufwand. In den nächsten Monaten sollten regelmäßige Gespräche zum fachlichen Austausch aber auch zur persönlichen Entwicklung geführt werden.

10. Auslastung des neuen Zahnarztes

Ein neuer Mitarbeiter ist motiviert, engagiert und noch anpassungsfähig. Diese Energie gilt es zu nutzen. Gerade in den ersten Wochen ist für eine gute Auslastung des neuen Zahnarztes zu sorgen. Das ist nicht immer ganz einfach, da gerade in langjährigen Praxen die Patienten an den Stammbehandler gewöhnt sind. Hier kommt den Mitarbeitern, allen voran denen an der Rezeption, eine wichtige Aufgabe zu. Sie haben es in der Hand, wie gut der neue Kollege ausgelastet wird. Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Anstellung eines Zahnarztes erst erfolgt, wenn die Patientenzahlen hoch genug sind. Auch kann es hilfreich sein, ihn als Spezialisten zum Beispiel für Endodontie oder Parodontitisbehandlung den Patienten vorzustellen.

Wir hoffen, dass Ihre Personalsuche mithilfe unserer Tipps gut funktioniert und Sie schnell einen geeigneten Kollegen finden! Falls nicht, stehen wir Ihnen gerne mit unserem Service zur Verfügung.