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Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis: Acht Tipps für ein erfolgreiches Miteinander

von Monia Geitz
Lesezeit: ca. 8 Min. | Beitrag vom


Ein funktionierendes Praxisteam ist die Grundlage für Ihren Praxiserfolg. Es entlastet Sie als Behandler, unterstützt sich gegenseitig und reduziert sowohl den Krankenstand als auch eine kostspielige Fluktuation. Zudem sorgt ein freundliches und wertschätzendes Miteinander in der Praxis für weniger Fehler, höhere Qualität und zufriedenere Patienten. Damit ist ein gut eingespieltes Praxisteam nicht nur ein wichtiges Marketinginstrument, sondern wird – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – immer mehr zum zentralen Kapital einer Praxis.

Doch damit es im Praxisalltag auch wirklich rund läuft, muss das Praxisteam gut geführt werden. Hierbei fallen zahlreiche Aufgaben und Anforderungen an, die im Zahnmedizinstudium nicht gelehrt werden. Deshalb veranschaulichen wir nachfolgend die wichtigsten Aspekte einer erfolgreichen Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis.

1. Praxisziele verinnerlichen

Für ein gelungenes und erfolgreiches Miteinander müssen alle Mitarbeiter Ihre Praxisziele kennen und verinnerlichen. Welches Praxisleitbild oder -konzept haben Sie? Welche Werte leben Sie? Welches Ziel sollen Ihre Mitarbeiter erreichen – mehr Prophylaxepatienten, eine besseres Terminmanagement oder einfach eine höhere Patientenzufriedenheit?

Ziel
Kommunizieren Sie Ihre Praxisziele, Foto: icon0.com, pexels.com

Verdeutlichen Sie dies Ihrem Team! Es reicht nicht, wenn Ihre Praxisphilosophie auf Ihrer Website steht – wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter diese Werte verinnerlicht haben und diese in der Praxis auch gelebt werden.

2. Klare Anweisungen verleihen Sicherheit

Zur guten Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis gehört auch, dem Team Ihre Praxis-Spielregeln zu erläutern. So werden Anweisungen und Entscheidungen transparent und geben dem Team Verlässlichkeit, Orientierung und Sicherheit.

Existieren neben den festen Arbeits-, Urlaubs- und Überstundenregelungen auch Verhaltensregeln, zum Beispiel wie Patienten begrüßt, angesprochen oder verabschiedet werden sollen? Haben Sie Sprachregeln fürs Telefon definiert oder kennt das Team Ihre absoluten No-Gos? Und ist der Informationsfluss in Ihrer Praxis sichergestellt? Kommunizieren Sie Ihre Regeln und verdeutlichen Sie, dass sie für alle gelten – auch für Sie selbst. Eine Unterstützung dafür kann die Arbeit mit Checklisten sein.

Tipp: Sollten Ausnahmen nötig sein, begründen Sie diese Abweichungen direkt oder zumindest zeitnah.

3. Transparenz und Struktur: Die eigenen Ziele und Aufgaben kennen

Verdeutlichen Sie jedem Mitarbeiter, was Sie genau von ihm erwarten. Verteilen Sie Aufgaben und Zuständigkeiten – und zwar klar und gerecht. Beschreiben Sie Arbeitsprozesse im Rahmen des Qualitätsmanagements genau und sorgen Sie mit Stellenbeschreibungen für eine klare Verteilung der Zuständigkeiten. So kann jedes Teammitglied nachvollziehen, ob es ihre Aufgabe erledigt hat. Und auch Sie können die Resultate aller Mitarbeiter nachvollziehen.

Eine Hilfestellung zur Erledigung von Aufgaben sind die sieben W-Fragen:

  • Was soll erledigt werden?
  • Wer soll die Aufgabe übernehmen?
  • Wie soll die Aufgabe erledigt werden?
  • Wo wird die Aufgabe ausgeführt?
  • Wann bzw. bis wann ist die Aufgabe zu erledigen?
  • Welche Kenntnisse, Hilfsmittel, Materialien benötigt der Mitarbeiter, um die Aufgabe korrekt auszuführen?
  • Warum soll die Aufgabe so ausgeführt werden?

Tipp: Falls eine Aufgabe nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt wurde, klären Sie dies zeitnah mit der beteiligten Person unter vier Augen.

4. Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis: Delegieren als Zeichen der Wertschätzung

Wichtig ist auch, dass Sie Verantwortung abgeben und Aufgaben sinnvoll delegieren. Wer alles am liebsten selbst macht, nur damit es den eigenen Vorstellungen entspricht, ärgert sich oft hinterher über den großen Mehraufwand. Nicht zuletzt geht Ihnen damit auch wertvolle Behandlungszeit verloren. Beachten Sie aber, dass Delegation auch immer bedeutet, nicht nur Aufgaben abzugeben, sondern dem Ausführenden auch die dazu nötigen Entscheidungskompetenzen zu verleihen.

Tipp: Oft sind die Mitarbeiter stolz, wenn Sie einen Aufgabenbereich selbstständig und eigenverantwortlich übernehmen dürfen. Denn dies ist ein Zeichen von Vertrauen und Wertschätzung Ihrerseits.

Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis
Erfolgreiche Praxisführung: Geben Sie Verantwortung ab

5. Mitarbeiterpotenziale nutzen und Kompetenzen ausbauen

Ihr lebhaftestes Teammitglied ist für die Abrechnung zuständig? Die schüchternste Mitarbeiterin mit der leisesten Stimme sitzt an der Rezeption? Beide fühlen sich an diesem Platz nicht wohl? Dann nutzen Sie die Potenziale Ihrer Mitarbeiter noch nicht richtig aus.

Denn vielleicht ist die stille Mitarbeiterin ein As in der Abrechnung, weil sie diese Aufgabe ohne Publikumsverkehr in Ruhe allein ausführen darf. Die lebhafte Mitarbeiterin hat vielleicht eine wunderbare Telefonstimme und freut sich, am Empfang mit Patienten zu kommunizieren – und fungiert künftig als verbale Visitenkarte.

Falls Mitarbeiter noch fachlichen Input benötigen, unterstützen Sie sie mit einer Fortbildung. Diese qualifiziert sie nicht nur für Ihre Ziele, sondern motiviert sie gleichzeitig. Drängt sich beispielsweise niemand um den Platz an der Rezeption, kann ein Telefontraining zusätzliche Sicherheit und Kompetenz verleihen. Oder eine Fortbildung zum Thema Social Media beschert einem Teammitglied ein tolles Seminar – und Ihnen gleichzeitig einen wunderbar geführten Facebook- oder Instagram-Account.

6. Wertschätzung entgegenbringen

Nur Bares ist Wahres, heißt es oft. Doch Achtung: Eine angemessene Entlohnung gilt zwar als Grundvoraussetzung für Zufriedenheit am Arbeitsplatz, jedoch wiegen Sinnhaftigkeit, Wunsch nach Zugehörigkeit, Selbstverantwortung, Spaß, Interesse oder Selbstwirksamkeit mindestens genauso schwer. Eigenverantwortliches Handeln, eine abwechslungsreiche und sinnhafte Tätigkeit, ein gutes Praxisklima und individuelle Förderung sind wesentliche Faktoren für Mitarbeiter, um sich langfristig an Ihre Praxis gebunden zu fühlen.

7. Eine Fehlerkultur leben, die zum Besserwerden anregt

Wo gehobelt wird, fallen Späne. Fehler macht jeder, der Umgang mit ihnen ist jedoch höchst unterschiedlich. Oft werden die Fehler den Mitarbeitern vorgehalten, ohne jedoch nach dem Grund zu forschen. Fehler gelten als etwas Schlechtes, an dem ein Mitarbeiter Schuld trägt. Die Folge: Vertuschen aus Angst vor Strafe oder Bloßstellung. Denn manchem „Wiederholungstäter“ kündigt der Praxisbetreiber lieber, als Ursachenforschung zu betreiben.

Doch Fluktuation kostet viel Geld. Eine „Hire-and-Fire“-Mentalität zahlt sich deshalb nur negativ aus. Nicht nur geht mit jedem Mitarbeiter auch dessen Know-how verloren, ein passender neuer Mitarbeiter will – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – auch erst einmal gefunden und eingearbeitet werden. Wesentlich lohnender ist da eine Fehlerkultur, die zum Besserwerden anregt.

Geben Sie dem „Fehlerteufel“ unmittelbar Feedback unter vier Augen und klären Sie die Ursache. Ist ein Mitarbeiter nicht ausreichend eingearbeitet worden? Hat er Ihre Prozesse noch nicht verinnerlicht? War die Arbeitsanweisung unklar und ließ Spielraum für Interpretation? Ist das Arbeitsaufkommen gestiegen, fehlen entsprechende Kenntnisse oder gibt es persönliche Sorgen?

Zeigen Sie durch Ich-Botschaften Verständnis und arbeiten Sie gemeinsam an einer Lösung. Machen Sie aber gleichzeitig klar, dass Sie dann auch Besserung erwarten. Durch das Aufzeigen von Perspektiven und Zielen fördern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Schließlich sehen Patienten in einem festen Mitarbeiterstamm auch ein Qualitätsmerkmal der Zahnarztpraxis und reagieren irritiert auf rasche Fluktuation.

Tipp: Nur wenn sich Mitarbeiter langfristig querstellen und damit der Praxis schaden, sollten Sie sich trennen. Die Teammitglieder müssen nicht beste Freunde sein, aber ein fairer und wertschätzender Umgang ist die Basis für ein funktionierendes Miteinander. Greifen Sie also beherzt ein, wenn Sie Unstimmigkeiten oder Grüppchenbildung im Team erleben und erteilen Sie die klare Ansage, dass Sie unfaires Verhalten, Faulenzen, Schlechtmachen, Klatsch oder Tratsch in Ihrem Team nicht dulden.

8: Personalführung in der Zahnarztpraxis: Auch der Chef gehört zum Team

Letztlich gehört zu einem guten Team auch immer die Führungskraft. Nehmen Sie sich also auch selbst einmal kritisch unter die Lupe: Sind Sie selbst der Chef, den Sie sich wünschen würden? Agieren Sie konsequent, fair und transparent in Ihrem Handeln und Ihren Aussagen? Behandeln Sie alle Mitarbeiter gleich, oder säen Sie – vielleicht unbewusst – Missgunst oder Neid? Motivieren und fördern Sie Ihre Mitarbeiter? Stehen Sie auch bei Fehlern hinter Ihrem Team? Und führen Sie Kritikgespräche stets unter vier Augen und nicht etwa vor den Ohren von Teammitgliedern und Patienten?

Nehmen Sie sich Zeit, um die Kommunikation mit Ihrem Team zu strukturieren. Hilfreiche Instrumente für die erfolgreiche Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis sind beispielsweise regelmäßige Teammeetings, Feedbackgespräche oder Personalgespräche zur Mitarbeiterentwicklung. Hierin optimieren Sie Abläufe, üben konstruktive Kritik und zeigen Ihren Mitarbeitern deren Entwicklungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis auf. Damit optimieren Sie die Mitarbeiterleistungen und erhöhen deren Erfolg.

Was zunächst nach viel Aufwand klingt, lohnt sich allerdings: Schließlich sind Ihre Mitarbeiter Ihr Aushängeschild und tragen einen wesentlichen Teil zum Praxismarketing, zur Patientenbindung, zu Ihrem persönlichen Wohlbefinden und zum wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis bei.

Krise, Kurzarbeit, Kommunikation: Mitarbeiterführung in Zeiten von Corona

Bei vielen Praxismitarbeitenden herrscht angesichts der Corona-Krise Beunruhigung und Unsicherheit. Umso wichtiger ist es, das Team mit angemessener Führung und Kommunikation zu unterstützen.

Coronavirus

Strahlen Sie Kompetenz, Sicherheit und Vertrauen aus und geben Sie Ihrem Team Orientierung. Auch wenn die Krise Sie selbst stark verunsichert, belasten Sie Ihr Team nicht zusätzlich durch Ihre Ängste. Fungieren Sie als Vorbild in Bezug auf die Hygieneregeln, Abstand und Mundschutz.

Denken Sie an Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber, die Risiken für das Team zu minimieren, auf dessen Gesundheit zu achten und die notwendigen arbeits- und arbeitsschutzrechtlichen Aspekte in Blick zu behalten. Appellieren Sie dabei auch an das Verantwortungsbewusstsein des Teams.

Informieren Sie Ihr Team regelmäßig zu Neuerungen. Geben Sie ihm auch Info- Material oder entsprechende Links an die Hand.

Kommunizieren Sie klar und deutlich, auch wenn niemand weiß, wohin die Corona- Reise geht. Sprechen Sie Probleme wie mögliche Kurzarbeit, Schul- oder Kita-Schließungen offen an. Damit agieren Sie nicht nur transparent, sondern wirken auch möglichem Flurfunk entgegen, der die Ängste der Mitarbeiter oft noch weiter schürt.

Wenn Sie zu mehreren Behandlern in der Praxis arbeiten, achten Sie darauf, einheitliche Botschaften an die Mitarbeiter auszusenden, also „mit einer Stimme“ zu sprechen.

Legen Sie den Fokus auf die Arbeit, die nun in der Praxis anfällt. Definieren Sie dabei auch einzelne Fixpunkte in der Zukunft, wie es mit der Praxis weitergehen soll, auch wenn diese letztlich durch die Weiterentwicklung der Pandemie und die politischen Entscheidungen wieder hinfällig werden können.

Geben Sie Ihrem Team Kommunikationshilfen oder Wordings an die Hand, die es in der Patientenkommunikation zu Corona und der Praxishygiene unterstützt – in der Praxis, am Telefon, in Social Media und auf Ihrer Website.

Danken Sie Ihrem Team für die gute Unterstützung in schwierigen Zeiten und motivieren Sie es, auch weiterhin so gut mitzuarbeiten.

Hilfreiche Links zum Corona-Risikomanagement in der Zahnarztpraxis:

Bundeszahnärztekammer (BZÄK)
Deutscher Arbeitskreis für Hygiene in der Zahnarztpraxis (DAHZ)
Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV)
Robert-Koch-Institut (RKI)

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Monia Geitz

Monia Geitz ist Fachjournalistin, Redakteurin und PR-Referentin und seit 20 Jahren in der Dentalbranche zu Hause.

        

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